Uten profesjonell dokumentbehandlingsprogramvare skjer versjonskontroll etter den enkelte brukers skjønn. Dette fører til at det er nærmest uunngåelig at dokumenter blir overskrevet og data går tapt, noe som igjen står i veien for produktivitet og levering av tjenester. Så mange som 83 % av ansatte sliter med versjonsproblemer.
Effektivt samarbeid krever at hver enkelt arbeider med det mest oppdaterte dokumentet. Men hvis du ikke har dokumentprogramvare på plass som lagrer hvert dokument i sanntid, så er det en god sjanse for at en utdatert versjon blir brukt i stedet. Med versjonskontrollalternativene i et dokumentbehandlingssystem kan alle se hvem som har gjort hvilke endringer og når, og alle endringer vil bli gjort umiddelbart for alle brukere.
81 % av de ansatte tok opp behovet for mobil tilgang til bedriftens dokumenter. Med moderne arbeidspraksis er det å forvente. Selv om digitalisering av dokumenter kan bidra til å gjøre dette lettere, gir det ikke de samme brukerfordelene som med en profesjonell dokumentbehandlingsløsning.
Å frigjøre dine ansatte til å vise, redigere og signere dokumenter mens de er på farten krever de mer progressive funksjonene som finnes i en profesjonell dokumentløsning. For øyeblikket kan ikke 74 % av de ansatte signere dokumenter elektronisk ved hjelp av en mobilenhet. Ved å integrere e-signaturer i arbeidsprosessen din kan du redusere dokumentbehandlingstiden med så mye som 80 %, slik at brukerne kan gjennomgå og umiddelbart signere dem på et tidspunkt og sted som er praktisk for dem.